Notulen algemene ledenvergadering AFC IJburg 17 november 2011
Aanwezig van het bestuur: Fred Coesel (voorzitter), Martijn Jansen (penningmeester). Mo Bouchaibi (bestuurslid technische zaken), Jurgen Jaab (algemeen bestuurslid), Michiel van Baarsen (te benoemen algemeen bestuurslid)
Afwezig: Rutger Groot (secretaris)
Agenda
Opening
- Jaarverslag 2010/2011
- Financieel overzicht:
- jaarrekening 2010/2011
- verslag kascontrolecommissie
- Begroting 2011/2012
- Bestuur en bestuursverkiezing
Verkiezing (nieuwe) bestuursleden [1]:
- Michiel van Baarsen, algemeen bestuurslid
- Contributie seizoen 2012/2013
- Toekomst AFC IJburg
- Rondvraag
- Sluiting
Vooraf
Uitnodiging algemene ledenvergadering is op 22 oktober 2011 verzonden. In de uitnodiging is aangekondigd dat de stukken vanaf 1 november 2011 ter inzage liggen bij de secretaris en voorafgaand aan de algemene ledenvergadering vanaf 19.30 uur.
Opkomst
Aanwezigheidslijst is door 20 leden getekend
1. Opening
Opening door de voorzitter van AFC IJburg, Fred Coesel. Leden van AFC IJburg zijn welkom geheten. Vervolgens is de agenda vastgesteld.
2. Jaarverslag 2010/2011
Jaarverslag 2010/2011 is voorgedragen door de voorzitter en besproken. In het jaarverslag zijn de belangrijkste ontwikkelingen van het seizoen 2010/2011 weergegeven. Daarbij is ingegaan op de sportieve ontwikkelingen en de ontwikkelingen met betrekking tot accommodatie, vrijwilligers en het bestuur. Conclusie luidt dat AFC IJburg zich gestaag ontwikkelt en verder wil groeien.
3. Financieel overzicht
Toelichting door de penningmeester van AFC IJburg, Martijn Jansen. Daarbij is de kascommissie welkom geheten. Vervolgens is de jaarrekening 2010/2011 toegelicht. Uitgaven voor materialen zijn niet geactiveerd. Voor nu wordt het kasstelsel gehanteerd om na te gaan of met de inkomsten voldoende dekking is voor de uitgaven en of er een saldo resteert voor de financiering van het toekomstige clubgebouw. Vervolgens is een aantal vragen door leden gesteld. Daarbij is geïnformeerd naar de samenwerking met AHC IJburg en de verdeling van kosten en opbrengsten. Een en ander geschiedt op basis van een 50/50-verdeling. Aangegeven is dat tot
1 oktober 2011 sprake was van een huur van € 1.000,– per club per maand voor het clubgebouw. Ook is aangegeven dat er nadere onderhandelingen zullen plaatsvinden over de huur en dat AFC IJburg en AHC IJburg in beginsel samen zullen optrekken. Ook is geïnformeerd naar de verdeling van de kosten en opbrengsten met betrekking tot de kantine. Deze verdeling is in beginsel 50/50.
De penningmeester heeft benadrukt dat AFC IJburg zich hieraan zal houden. Daarnaast is nog geïnformeerd naar de exploitatievergunning. Aangegeven is dat AFC IJburg over de exploitatievergunning beschikt.
Vervolgens is enige discussie ontstaan met betrekking tot de aanschaf van eten en drinken ten behoeve van de kantine. De kosten hiervan moeten nog doorberekend worden aan AHC IJburg. De inkoop moet nog worden gesplitst. De penningmeester zal dit nog aanpassen in de jaarrekening 2010/2011. Naar verwachting zal het verlies van € 3.881,– hiermee lager uitvallen.
Vanuit de sponsorcommissie is geïnformeerd naar onjuistheden met betrekking tot de boeking van sponsorgelden op de balans. De penningmeester zal hieromtrent nog duidelijkheid verschaffen. Aangegeven is dat alle facturen zijn verstuurd en dat een bedrag van € 360,– tot op heden niet is betaald.
Met betrekking tot de overige opbrengsten is geïnformeerd naar FC BUF. De voorzitter heeft toegelicht dat aan FC BUF het voorstel is gedaan om een contributie te betalen van € 3.000,– voor het seizoen 2011/2012 ongeacht het aantal spelers.
Ten slotte is nog de vraag gesteld hoe het zit met diefstal en vernielingen. Daarbij is aangegeven dat de gemeente als huurder van het clubgebouw verantwoordelijk is en dat de gemeente beschikt over een opstalverzekering. Voor zover bekend beschikt AFC IJburg niet over een inboedelverzekering (inmiddels is duidelijk dat wel sprake is van een inboedelverzekering).
Verslag Kascontrolecommissie
Tijdens het verslag van de kascontrolecommissie is onder andere het vrijwilligersfeest aan de orde gekomen. Voorts is de vraag gesteld of er een kassa aangeschaft dient te worden. Een en ander zal nader worden onderzocht.
De voorzitter geeft aan dat dit verder buiten de algemene ledenvergadering kan worden besloten.
Door Eric Voges is geïnformeerd of de commissie met betrekking tot de kleding wordt ontvangen. Nagegaan zal worden of deze commissie daadwerkelijk wordt betaald.
Besluit tot goedkeuring jaarstukken 2010/11 en decharge
Vervolgens is de jaarrekening 2010/2011 in stemming gebracht. Besloten is om de jaarrekening 2010/2011 goed te keuren onder de voorwaarde dat er nog wijzigingen worden doorgevoerd met betrekking tot de exploitatie van de kantine en de sponsorvelden. Daarnaast is het bestuur decharge verleend.
4. Begroting 2011/2012
De penningmeester heeft de begroting 2011/2012 toegelicht zoals ter inzage gelegd. Vervolgens is een aantal vragen met betrekking tot de begroting 2011/2012 gesteld. Zo is de vraag gesteld waarom is uitgegaan van 30 weekenden, waarin gespeeld wordt. De penningmeester zal een en ander nog aanpassen.
Voorts zijn vragen gesteld door Eric Voges van de sponsorcommissie. Daarbij is aangegeven dat de sponsoring in 2012 waarschijnlijk lager zal uitvallen. Ook is er op gewezen dat de kledinginkomsten niet zijn meegenomen (€ 7,50 per tenue).
De penningmeester en de sponsorcommissie zullen de sponsorbegroting nog tegen het licht houden.
Vervolgens is door de penningmeester specifiek ingegaan op de uitgaven. Daarbij is ingegaan op de energiekosten. Gebleken is dat het voorschot met betrekking tot de energiekosten laag is uitgevallen, terwijl de eindafrekening hoog is uitgevallen. Oorzaak zou kunnen zijn de veldverlichting. Vanuit de leden is gevraagd of AHC IJburg over een eigen energiemeter beschikt. Dit is het geval.
Ook is geïnformeerd naar de kosten van de website. Deze kosten zijn verdubbeld en bedragen thans € 11,– per elftal per seizoen.
Vervolgens zijn vragen gesteld met betrekking tot:
- wedstrijdkosten en kosten van evenementen en toernooien. Ter sprake is gekomen dat de diverse commissies dit in het vervolg duidelijk zullen moeten begroten;
- materialen;
- huur velden € 7.500,–;
- reservering nieuwbouw € 8.290,–.
Besluit tot goedkeuring begroting 2011/2012
Na beantwoording van de vragen door de penningmeester is de begroting 2011/2012 door de voorzitter in stemming gebracht. Besloten is de begroting 2011/2012 goed te keuren onder de voorwaarde dat nog nadere wijzigingen zullen worden doorgevoerd na overleg met de sponsorcommissie.
Voorts is besloten om de begroting voortaan eerder voor te leggen in een bijzondere algemene ledenvergadering, welke in mei zal plaatsvinden.
5. Bestuur en bestuursverkiezing
Door het bestuur van AFC IJburg is voorgesteld Michiel van Baarsen als algemeen bestuurslid te benoemen. De voorzitter heeft Michiel van Baarsen geïntroduceerd. Aansluitend heeft Michiel van Baarsen zijn achtergrond en kandidatuur toegelicht.
Besluit tot benoeming van Michiel van Baarsen
Vervolgens is de benoeming van Michiel van Baarsen tot algemeen bestuurslid schriftelijk in stemming gebracht. Unaniem is besloten om Michiel van Baarsen te benoemen.
6. Contributie seizoen 2012/2013
Voorstel tot verhoging van de contributie wordt toegelicht. Verhoging van de contributie is noodzakelijk in verband met de toekomst, onder andere de ontwikkelingen met betrekking tot het huidige clubgebouw en de ontwikkeling en de financiering van het toekomstige clubgebouw.
Vervolgens is enige discussie ontstaan. Daarbij is de vraag gesteld of er geen andere inkomsten gegenereerd kunnen worden. De voorzitter heeft toegelicht dat dit lastig is, aangezien AFC IJburg slechts uit jeugdspelers bestaat. Hierdoor vallen relatief weinig kantine-inkomsten te verwachten.
Andere leden hebben aangegeven zich zorgen te maken over de betaalbaarheid van de contributie. Naar aanleiding hiervan is door de voorzitter opgemerkt dat de contributie in verhouding staat tot wat de club te bieden heeft en in verhouding met andere clubs redelijk is. Bovendien heeft het vorige seizoen geen verhoging van de contributie plaatsgevonden.
Besluit tot verhoging contributie
Het bestuur heeft toegezegd elk seizoen kritisch te zullen bekijken of een verhoging van de contributie nodig is. Vervolgens is het voorstel tot verhoging van de contributie in stemming gebracht en met meerderheid van stemmen aangenomen.
7. Toekomst AFC IJburg
De voorzitter heeft toegelicht wat de huidige ontwikkelingen met betrekking tot de toekomst van AFC IJburg zijn. Daarbij is het besluit tot uitbreiding van het sportpark aan de orde geweest. Volgens dit besluit krijgt AFC IJburg er een veld bij, waarmee het totaal uit zou komen op drie velden. AHC IJburg zou er twee velden bij krijgen, zodat AHC IJburg ook uit zou komen op drie velden.
Momenteel vindt overleg plaats met het stadsdeelbestuur over de verdere invulling van het plan. In januari/februari 2012 valt de startnotitie van het stadsdeel te verwachten. Hierin zal een voorlopig ontwerp, onder andere met betrekking tot de parkeerplekken, worden opgenomen. Verdere besluitvorming zou in de zomer van 2012 moeten plaatsvinden. Aanbesteding zou in oktober 2012 moeten plaatsvinden. Aansluitend zouden de eerste technische werkzaamheden kunnen aanvangen. De verwachting is dat in 2013 tot daadwerkelijk aanleg kan worden overgegaan.
De voorzitter heeft nog opgemerkt dat de financiering vanuit de centrale stad nog niet rond is. De verwachting is dan ook dat het nieuwe veld nog niet beschikbaar zal zijn in het seizoen 2012/2013. Mogelijk pas in seizoen 2014/2015. Dit is van wezenlijke invloed op het aantal leden en de contributie-inkomsten.
Met betrekking tot het clubgebouw is opgemerkt dat AFC IJburg rekening houdt met een definitief clubgebouw binnen drie tot vijf jaar. Met de huidige contributieverhoging zouden enige reserveringen kunnen plaatsvinden. Financiering vindt verder plaats volgens de zogenaamde eenderderegeling, dat wil zeggen eenderde AFC IJburg, eenderde lening en eenderde subsidie.
Conform de eisen van de KNVB zal het dienen te gaan om een eenlaags clubgebouw met een oppervlakte van 800 m2. Als kostenindicatie wordt gegeven een bedrag van € 500.000,–.
Als ontwikkeling met betrekking tot het huidige tijdelijke clubgebouw is opgemerkt dat het stadsdeel wil dat AFC IJburg rechtstreeks gaat huren van de verhuurder, TMT. Dit betekent dat mogelijk onderhandeld zal moeten worden met TNT over de huurprijs. Op dit moment wordt aan het stadsdeel een huur betaald van € 1.000,– per maand voor het clubgebouw. AHC IJburg betaalt eenzelfde bedrag.
De daadwerkelijke huurprijs bedraagt € 4.400,–.
Omdat rekening gehouden moet worden met een huurverhoging, wordt tevens gekeken naar de mogelijkheid om zelf een clubgebouw te ontwikkelen. Dirk Huiberts schat in dat een met de tennisclub vergelijkbaar clubgebouw uitkomt op een bedrag rond de € 50.000,–. Na vijf jaar zou dit tijdelijke clubgebouw vervangen kunnen worden door een definitief clubgebouw.
De voorzitter heeft erop gewezen dat het wachtlijstprobleem naar verwachting niet zal worden opgelost. Bovendien bestaat de verwachting dat het zogenaamde evenementenveld als laatste zal worden opgeleverd, hetgeen nadelige consequenties kan hebben voor AFC IJburg. Nader overleg hierover zal nog volgen.
Vanuit de leden zijn enkele opmerkingen gemaakt met betrekking tot mogelijke alternatieven. Voorts is geïnformeerd naar de samenwerking met AHC IJburg. Daarbij is door de voorzitter uitgesproken dat de inzet van het bestuur van AFC IJburg is om samen te werken met AHC IJburg. Vanuit het bestuur van AHC IJburg komen echter signalen dat gestreefd wordt naar een eigen clubgebouw.
Met betrekking tot de toekomst van AFC IJburg is gewezen op een nieuw technisch beleidsplan dat wordt ontwikkeld. Hierin zal het technisch beleid voor de komende vijf jaar worden opgenomen. Johan Breeuwer heeft een en ander toegelicht.
Door Eric Voges is er nog op gewezen dat de participatie van de leden omhoog moet. De voorzitter is het hier mee eens. Daarbij is aangegeven dat de ouderavonden als positief zijn ervaren. Daarnaast zal de communicatiecommissie een plan schrijven dat er mede op gericht is om de participatie van leden te verhogen.
8. Rondvraag
Tijdens de rondvraag is de Club van 100 aan de orde geweest en de eventuele mogelijkheden om de Club van 100 te vergroten. Ook de communicatie is aan de orde geweest. De voorzitter heeft aangegeven dat de communicatie primair via de website plaats zal vinden.
Ook is de vraag gesteld hoe het zit met EHBO. In principe is dit goed geregeld. Wel zal er een lijst moeten komen waaruit blijkt wie in staat is EHBO te verlenen.
Ten slotte is nog ingegaan op de rol van Marco Medik. Marco Medik was tot
1 november 2011 combinatiefunctionaris. Aan de terbeschikkingstelling van een combinatiefunctionaris is door DMO de voorwaarde verbonden dat samenwerking met scholen moet plaatsvinden. Deze samenwerking is nu niet meer verplicht. Dit betekent dat geen sprake meer is van zij-instroom.
9. Sluiting
Vervolgens wordt de vergadering gesloten en wordt iedereen bedankt voor de aanwezigheid.